9.5 Gestão e cobrança de títulos vencidos

9.5 Gestão e cobrança de títulos vencidos

Funcionalidade

Gestão e cobrança de títulos vencidos através da geração de atendimentos de cobrança.

Opções:

Caminhos

Configurações

Exemplo de cenário de negócios

A OEC Computers é uma empresa usuária do SAP Business One e precisa implementar um processo para gestão e cobrança de títulos vencidos,vencidos. oO padrão de cobrança estabelecido para a empresa é que deverão ser cobrados imediatamente todos os títulos vencidos a mais de 10 dias,dias. aA cobrança destes títulos deverá ser direcionada para Maria, que é a usuária do SAP Business One responsável pela cobrança da empresa.

Existem algumas exceções de cobrança, onde os clientes classificados como “Grandes contas” serão cobrados diretamente pela PaulaPaula, que é a gerente financeira da empresa,empresa. nestesNestes casoscasos, a quantidade de dias para cobrar o título vencido poderá variar de caso a caso, dentro das seguintes condições:

Fluxo de implementação

Cadastrando tipos de atividade

Acesse

• o menu:
  Módulos \→ Parceiros de negócios \→ Atividade

                No campo “Tipo”, definirdefina um novo tipo de registroatividade decom atividade,a neste exemplo será criado descrição “tipo de atividade” chamado “CRM One”.

1. ClicarClique no campo “Tipo” e usar a opçãoselecione “Definir novo”.

• Na tela “de Tipos de atividade – Configuração”o, criaradicione uma nova linha com a destriçdescriçãoo: “CRM One”One.

Cadastrando assuntos de atividades

                Em assuntos de atividades criarCrie novos assuntos (utilizados para classificar as “ações” que devem ser executadases no atendimento).atendimento. Exemplos:

                Neste exemplo criar os assuntos:

ParaProcedimento:

dos

assuntos, selecionar no
1. No campo “Tipo”, aselecione opção “CRM One”,One
no
2. No campo “Assunto”, clicarclique em “definirDefinir novo”.



Na tela “Temas da atividade – Configuração”, cadastrar

3. Cadastre os assuntos listados:listados Abertura;acima
Follow Up; Encerramento; Ligar; Enviar E-mail; Negativar.

Cadastrando o tipo de atendimento

• Acesse:
  Módulos \→ CRM One \→ Configuração \→ Cadastro de Tipos de Atendimento

Preencha Efetuar o cadastro de um tipo de atendimento para “Cobrança”, neste exemplo serão utilizadascom as seguintes informações:

• Descrição: Cobrança
• Dias para vencimento: 90 (noventa)
  Este campo é utilizado para geração de indicadores de desempenho, onde ao criar o atendimento o campo “Data de vencimento” do atendimento será definido com um vencimento para 90 (noventa) dias após a sua criação.
• Editável: Desmarcado
  Esta opção impede que o usuário altere a data de vencimento do atendimento.
• Dias Próx. Contato Abertura: 0 (zero)
  Este campo é utilizado para definir no momento da criação do atendimento em quantos dias o usuário deverá realizar o primeiro contato/interação com o cliente.
• Categoria: Cobrança

                Após informarVincule os dados, deverão ser vinculados os “Assuntos/Ações”es que serão executados/tratados no atendimento.

                Clicar com o botão direito do mouse sobre o título da coluna “Assunto”, utilizar a opção “Adicionar linha” adicionando uma nova linha para cada “Assunto/Ação”, selecionar os seguintes assuntos para serem utilizados no processo deao atendimento:

Adicione cada linha clicando com o botão direito sobre o título da coluna “Assunto”.

                Depois deApós adicionar todas as linhaslinhas, de assuntos, clicarclique em “Adicionar” para concluir a criação/cadastro do tipo de atendimento.salvar.

Configurações gerais

• Acesse:
  Módulos \→ CRM One \→ Configurações \→ Configurações gerais

Na aba “Atendimento de cobrança”, realizarpreencha asos configurações:seguintes campos:

• Gerar atendimento para títulos vencidos: AtivarAtivado

Esta opção ativa a geração automática de atendimento, a ação ocorre quando o “add-on” CRM One é iniciado para o primeiro usuário no dia.

• Dias após vencimento: 10 (dez)
  Determina a quantidade de dias que deverá ser gerado o atendimento após o vencimento de um título.
• Destinatário: Usuário Especíespecífico
  Existem duas opções “Usuário específico” onde todos os atendimentos gerados, são encaminhados para o usuário definido no campo “Usuário prox. Contato” ou a opção “Usuário do documento”, onde os atendimentos são encaminhados para o usuário criador do documento/título vencido.
• Usuário de próx. Contato: Maria

Neste exemplo de negócios será selecionado o usuário que corresponde a pessoa responsável por fazer a cobrança da empresa.

• Atendimento padrão: 1 –- Cobrança

Definindo neste campo de tipo de atendimento usado para “classificar” os atendimentos deste processo de cobrança.

• Assunto abertura: Abertura
• Encaminhar os títulos vencidos a mais de: “1500” dias para o usuário: “Jurídico”
  Esta configuração determina que ao implantar o processo de geração de atendimentos de cobrança, caso existam por exemplo títulos vencidos a mais de 1500 dias estes títulos gerem atendimentos que serão encaminhados para o “setorusuário: jurídico” da empresa e não para a usuária “Maria”.Jurídico

ApósFinalize definir todas as configurações clicarclicando em “Atualizar” para salvar as opções..

Geração automática de atendimentos de cobrança

                Ao inicializar de forma “automática” ou “manual”iniciar o add-on CRM One, será apresentada uma mensagem naserá áreaexibida deindicando notificação

                Durante a inicialização seráinício executado em segundo plano pelo CRM One a criação dos atendimentos de cobrança.

                O log de execução do processo deda geração de atendimentosatendimentos:

O log do processo é salvo em:

• 
  Módulos \→ Ferramentas \→ Janelas definidas pelo usuário \→ DWU_ATDAU – CRM One – Atendimentos Aut.
  
  

Geração manual de atendimentos de cobrança

Se Porpreferir opção,gerar caso a geração automática não esteja ativada é possível executar manualmente a criação de atendimentos de cobrança, para esta ação executar a opção:manualmente:

• Acesse:
  Módulos \→ CRM One \→ Ferramentas \→ Geração de atendimentos de cobrança

Cockpit – aba Atendimentos

No A visualizaçãocockpit de atendimentosum geradoscliente, acesse a aba “Atendimentos” para umvisualizar clienteos específico,atendimentos pode ser observada na aba “Atendimentos” do Cockpit.gerados.

Exemplo:

detalhe

abaixo é possível visualizar que houveram atendimentos gerados para o usuá
• Usuário “Jurídico”dico erecebeu outros para a usuária “Maria”.

  

                  Abrindo o atendimento gerado para o usuário “Jurídico” é possível observar que este atendimento seguiu a regra da configuração, ondeos títulos com mais de 1500 dias dovencidos

vencimento
• Usuária deveriamMaria ser encaminhados para este usuário.

  

                  Enquanto querecebeu os atendimentosdemais

com

menos

Detalhe de 1500atendimento diasdesignado doao vencimento,Jurídico:

ser

encaminhados

Detalhe a usuária “Maria”, nesta situação observa-se ode atendimento abaixo.designado à Maria:

Condições especiais para geração de atendimentos de cobrança

ExistemÉ duaspossível condições especiais para geração de atendimentos de cobrança que podem ser definidas para clientes específicos, são elas:

1. Definir um usuário específico parapersonalizar a geração dos títulosatendimentos de cobrança para clientes específicos. Duas opções estão disponíveis:
   1. Designar um usuário específico para receber os atendimentos de cobrança de um cliente específico.cliente.
   2. Definir umaum quantidadeprazo dediferenciado (em dias diferenciada após o vencimento,vencimento) para considerargerar aos geração de atendimentos de cobrança.atendimentos.

   Para atenderconfigurar aosessas casosopções, acimasiga seráos necessário:passos abaixo.

   1.

   CriarCadastrar “Categorias de características” específicas com estas finalidades.

   Criar “Características

   de PN” específicas para esta finalidade.

   • Acesse:
     Módulos \→ CRM One \→ Configurações \→ Cadastro de Categorias de Características

   Realizar o cadastro de 2 (duas) “Categorias de características”, após acessar a tela de cadastro:

   • CadastrarCategoria a1: 1ª categoriaUsuário de característica com as seguintes informaçõescobrança
     • Descrição: Usuário de cobrança
     • Categoria especial: MarcadoAtivado
   • Tipo:
     • Selecionar: Usuário cobrança
     • Característica única por PN: MarcadoAtivado
   • CadastrarCategoria 2: Prazo diferenciado para executar a 2ª categoria de característica com as seguintes informaçõescobrança
     • Descrição: Prazo diferenciado para executar a cobrança
     • Categoria especial: MarcadoAtivado
   • Tipo:
     • Selecionar: Cobrança
     • Característica única por PN: MarcadoAtivado

   IMPORTANTE:Observação: A marcação “Característica única por PN” éimpede obrigatória nos cadastros de categorias acima, pois esta configuração impossibilita a vinculação de mais de umamúltiplas característicasticas da mesma categoria nopara cadastroum doúnico PN,cliente, evitando erros de configuração.conflitos.

   2.

   Cadastrar Características

   Acesse:
   Módulos \→ CRM One \→ Configurações \→ Cadastro de Características

   Realizar o cadastro de 4 (quatro) “Características”, comCadastre as seguintes informações:características:

   • Cadastrar a 1ª característica, com as seguintes informações:
     • Descrição: Cobrança executada pela Paula
     • Categoria: “1 – Usuário de cobrança”
       Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Usuário”.a
     • Usuário: Paula

   Selecionar através do botão do tipo “Seleção da lista” a usuária Paula, que será a pessoa responsável por receber os atendimentos de cobrança dos clientes que possuírem esta característica.

   • Cadastrar a 2ª característica, com as seguintes informações:
     • Descrição: Cobrar após 15 dias
     • Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
       Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
     • Nº de dias para abrir atendimento: 15

   Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 15 dias após o vencimento.

   • Cadastrar a 3ª característica, com as seguintes informações:
     • Descrição: Cobrar após 30 dias
     • Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
       Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
     • Nº de dias para abrir atendimento: 30
       Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 30 dias após o vencimento.
   • Cadastrar a 4ª característica, com as seguintes informações:
     • Descrição: Cobrar após 45 dias
     • Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
       Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
     • Nº de dias para abrir atendimento: 45

   Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 45 dias após o vencimento.

                   Visualização das configurações para designação de usuário específico de cobrança:

   

   

   Visualização

   3. das configurações para geração de cobrança com prazo diferenciado:

   

                   Para realizarAssociar as respectivas configurações de um cliente específico, acessar o “cadastro de parceiros de negócio”, no cenário exemplo acessar o cliente “Cliente grandes contas”, clicar na aba “CRM One” e vincularcaracterísticas ao cliente

   No cadastro do cliente (PN), acesse a aba CRM One e vincule as características:

   • 1 – Cobrança executada pela Paula
   • 3 – Cobrar após 30 dias

   

   4. Exemplo prático

                   Ao acessar o Cockpit doO cliente “Cliente"Grandes grandes contas”, acessando a aba “Financeiro” é possível visualizar que este clienteContas" possui 6 (seis) títulos em aberto, onde deste títulossendo 5 (cinco) estão vencidos.

   Dos

   5 (cinco)
   • 1 títulos vencidos, 1 (um) estátulo vencido a menos de 30 dias e(não gera atendimento ainda)
   • 4 (quatro) estãotítulos vencidos a mais de 30 (dias), desta forma para este cliente deverão ser gerados apenas 4dias (quatro)geram atendimentosatendimento)
   de
   • Responsável: cobrançaPaula
   e estes deverão ser encaminhados para a usuária “Paula”, gerente financeira que fará a cobrança dos títulos deste cliente.

   

                   Acessando aNa aba “Atendimentos” do cockpitCockpit, deste cliente é possível observarvisualizamos os 4 (quatro) atendimentos geradosgerados, etodos aatribuídos designação destes para aà usuária “Paula”.Paula: